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Tour Guide System: kaufen oder mieten?

Tour Guide System kaufen oder mieten

Die Entscheidung für den Kauf oder die Miete eines Tour Guide Systems ist manchmal simpel. Dauert eine Veranstaltung nur einen Tag, so ist die Miete die beste Option. Finden viele Veranstaltungen im Jahr statt oder Sonderausstellungen im jährlichen Turnus, so ist der Kauf eines Systems ein nachvollziehbarer Schritt. Ausschlaggebend sind in beiden Fällen lediglich die Kosten.

Was ist aber, wenn der finanzielle Aspekt in den Hintergrund tritt? Wir führen einige Beispiele auf, bei denen Vor- und Nachteile angeführt werden und geben einige nützliche Tipps, die bei der Entscheidung helfen.

Laptop Entscheidung voller KlebezettelKaufen oder mieten: Eine Frage der Organisation?

Stellen wir uns vor, ein Reiseveranstalter bietet mehrmals im Jahr Gruppenreisen an, bei denen ein Tour Guide System verwendet wird. Der Organisationsaufwand wirkt bei einem Kauf auf den ersten Blick gering. Die Geräte werden aufgeladen, auf den gewünschten Kanal für die Übertragung eingestellt und dann vom Gästeführer und seiner Gruppe verwendet.

Nun plant ein Veranstalter zum Beispiel mehrere Schiffsfahrten im Jahr auf dem Rhein. Die Teilnehmer reisen individuell an. Die Veranstaltung beginnt direkt an den jeweiligen Stegen und nicht zentral am Standort des Reiseunternehmens. Das bedeutet: Ein Mitarbeiter des Reiseveranstalters muss das komplette System zu den Startorten versenden und für den Rückversand sorgen. Dieser Organisationsaufwand kostet Zeit, den das Personal eigentlich für die Betreuung der Reisenden braucht.

Der Vorteil bei der Miete des Gruppenführungssystems: Den Versand koordiniert das beauftragte Unternehmen.  

Der Veranstalter gibt den Zielort an und alle Pakete werden von dem beauftragten Unternehmen gepackt und versendet. Dazu zählt auch die Abholung am Ende der Mietzeit, die man gleich dazu buchen kann. Der Umweg zur Post oder dem Paketshop entfällt.

Etwas Organisation ist aber auch bei einer Miete gefragt. Die Bestellung der Mietgeräte muss man rechtzeitig auslösen, um sich die erforderliche Anzahl an Geräten zu sichern. Ratsam ist deshalb ein Vorlauf von mindestens einem Monat. Hier kann wiederum der Kauf punkten, denn eigene Geräte sind immer verfügbar.

Bei einer Miete muss man berücksichtigen, dass das Lieferdatum nicht zu knapp vor Beginn der Veranstaltung oder der Reise liegt. Dann kann man sich rechtzeitig mit der Bedienung vertraut machen. Bei einem Kongress sollte man Öffnungs- oder Schließzeiten des Tagungsorts oder des Hotels abgeklären, wenn diese als Lieferadresse fungieren.

Der finanzielle Aspekt: Lohnt sich eine Miete?

modernes Tour Guide System

Modernes Tour Guide System – das Orpheo TRX.

Wie hoch die Kosten einer Miete sind, hängt immer von der Mietdauer ab. Der Mietpreis für die Nutzung der Geräte für anderthalb Jahre entspricht etwa dem Kaufpreis. Man könnte auch sagen, der Gerätepreis amortisiert sich nach dieser Zeit.

Wenn man Geräte für mehrere Jahre mietet, sind es in der Regel andere Gründe, die für eine so lange Miete ausschlaggebend sind. Beispielsweise, dass kein Erwerb von Eigengeräten gewünscht ist. Manchmal wird ein Gruppenführungssystem für eine begrenzten Zeitraum gemietet, um die Geräte vor dem Kauf ausführlich testen zu können. Wenn Sie sich noch nicht ganz sicher sind, ob ein System für Sie die richtige Lösung ist, sprechen Sie uns an. Gern erstellen wir Ihnen hierfür ein günstiges “Testangebot” für die Miete.

So können Sie die Qualität der Übertragung vor Ort gründlich überprüfen und sich mit der Handhabung des Systems vertraut machen. Auch der Ladevorgang lässt sich so testen. Die Entscheidung für einen Kauf fällt danach meist leichter. Unter Umständen kann man auch von vornherein einen Mietkauf vereinbaren, bei dem der Mietpreis später auf den Kaufpreis angerechnet wird.

Welche Kopfhörer sind für eine Miete sinnvoll?

Am wichtigsten bei der Überlegung, welche Kopfhörer man benötigt, ist hierbei der Ort, an dem die Führung stattfindet. In einer lauten Umgebung wie zum Beispiel bei einer Werksführung ist es ratsam, dass der Kopfhörer auf beiden Ohren sitzt und diese vom Lärm der Maschinen abschirmt. Wenn aus Sicherheitsgründen bei der Führung Helmpflicht besteht, sollte der Kopfhörer einen Nackenbügel und keinen Kopfbügel haben, damit der Helm fest auf dem Kopf sitzt.

kontaktloser Museum Kopfhörer

In Museen können wahlweise Einohrhörer oder Bügelkopfhörer ausgegeben werden. In einer Umgebung mit geringem oder normalen Lärmpegel reichen oftmals Einohrhörer aus. Alternativ kann man auch Bügelkopfhörer verwenden. Eine Neuheit sind kontaktlose Kopfhörer wie das Orpheo Airset. Sie liegen lediglich an den Schläfen auf und schweben quasi über beiden Ohren. Die Teilnehmer der Führung hören den Gästeführer, können sich aber dennoch über die gezeigten Exponate austauschen. Darüber hinaus sind sie sehr komfortabel für Brillenträger.

Ein wichtiger Aspekt ist auch die Reinigung von Kopfhörern. Einohrhörer und kontaktlose Kopfhörer haben keine Schaumstoffpolster und lassen sich leicht reinigen, indem man sie nach dem Gebrauch mit Hygieneschutzmittel abwischt. Sollten die Empfänger mit Leichtbügelkopfhörern mit Schaumstoffpolster ausgegeben werden, kann man optional Hygieneschutzüberzüge erwerben. Sie bestehen aus Papiervlies und werden zum einmaligen Gebrauch über die Ohrmuscheln gezogen und danach entsorgt. Auch für die Barrierefreiheit gibt es verschiedene Lösungen. Besucher mit beeinträchtigtem Hörvermögen können entweder Kopfhörer tragen, oder, wenn sie ein Hörgerät  mit Telefonspule haben, eine Induktionsschleife an den Empfänger des Gruppenführungssystems anschließen.

Was sind die Konditionen bei einer Reparatur?

Hersteller geben bei Werkzeug für Reparatureneinem Kauf in der Regel zwei Jahre Garantie auf die gekauften Geräte. Bei Tour Guide Systemen ist dies ebenso oft der Fall. Über diese Zeit hinaus, bieten einige Dienstleister Wartungsverträge an, welche die Reparatur abdecken. Bei einem gemieteten Gruppenführungssystem ersetzen die meisten Hersteller, unabhängig von der Dauer der Miete, defekte Einzelgeräte.

Das bedeutet: Ein Grund, warum sich eine kulturelle Institution eher für die Miete als für einen Kauf entscheidet, kann die Reparatur sein, die nicht an eine Garantiezeit gebunden ist. Mietet man eine Personenführungsanlage, dann sind zude die Akkus immer auf aktuellem Stand. Die Leistung eines Lithium-Ionen-Akkus nimmt ungefähr nach drei Jahren ab. Nach dem Kauf eines Tour Guide System muss man beachten, dass frühestens nach dieser Zeit auch ein Akkutausch bevorsteht. 

So treffen Sie Ihre Entscheidung:

Bevor Sie sich für den Kauf oder die Miete eines Gruppenführungssystems entscheiden, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Wird das System dauerhaft oder nur sporadisch genutzt?
  • Gibt es Personal, das sich um die Geräte kümmert?
  • Wie hoch ist das Besucheraufkommen und der zu erwartende Verschleiß der Geräte?
  • Wie hoch sind die Kosten für den Kauf inklusive Wartungsvertrag und wie hoch für eine Miete?
  • Was sind die Konditionen für einen Mietkauf?
  • Sind die Guides CE-zertifiziert und entsprechen geltenden EU-Normen?
  • Gibt es ein Musterset, um die Guides vorab zu testen?

Fazit

Der Kauf oder die Miete eines Gruppenführungssystems sollte gut überlegt sein. Maßgebend sind neben der Finanzierung auch der organisatorische Aufwand, das benötigte Equipment, die Rahmenbedingungen wie zum Beispiel die Beschaffung von Fördergeldern und die Möglichkeit zur Reparatur. Werden alle aufgeführten Punkte in der Planung berücksichtigt, ist jedoch eine Entscheidung für den Kauf oder eine Miete einer Personenführungsanlage leicht zu treffen.


Nützliche Links

Infoseite: Mehr Informationen zum Mietkauf
Blogartikel: Tour Guide System: Wann und wo wird es benötigt

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